Referenzprojekt Micronas Dokumentenmanagement

 

SAP-/Warenwirtschaftssystemkopplungen

MICRONAS GmbH

Baden-Württemberg, Freiburg

SAPERION Enterprise Solution, 100 User, Barcode, OCR Schnittstelle, SQL Anschluß, Event Script, COLD, Mirror Server, WWW Server, R-Link SAP

Compaq Server mit Windows NT 4, HP Magneto-Optische Jukeboxen: 40 GB mit 2 Laufwerken, 80 GB mit 4 Laufwerken und 80 GB mit 1 Laufwerk, Fujitsu Dokumenten Scanner: 3099 und 3097, Datenbank: Oracle 8, Netzwerk: Ethernet, 10 MBit, im Backbone 100 MBit

Rechnungen und Eingangslieferscheine werden in SAP erfaßt und anschließend wird ein Barcodeetikett entsprechend der SAP-Beleg Nr. auf das Papierdokument geklebt. In Saperion werden die Indexdaten aus SAP für die zu archivierenden Belege in eine Nachschlagetabelle importiert. Die Belege werden eingescannt. Die Zuordnung der Indexdaten erfolgt automatisch über den Barcode (spätes Erfassen). Volumen: ca. 100.000 Dokumente / Jahr. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Ausgangsrechnungen, Gutschriften werden als Druckdaten archiviert. Hier werden Indexinformationen zusätzlich in einem Anhang mit ausgegeben. Dieser Anhang wird bei der Ausgabe auf Papier nicht gedruckt. Die archivierten Dokumente werden an SAP zurückgemeldet und können dann innerhalb SAP angezeigt werden (R-Link Schnittstelle). In den Fachabteilungen werden z.B. Daten (Bilder und Textdokumente) aus der Produktion oder Datenblätter von umweltrelevanten Substanzen archiviert.  Besondere Sorgfalt wurde verwendet um die Vollständigkeit der Dokumente im Archiv sicherzustellen. Hierzu werden z.B. per Event Script bei erfolgreicher Archivierung die Index Sätze in der Nachschlagetabelle gelöscht.

Die Belege sind z.B. von der Rechnungsprüfung, vom Einkauf und vom Wareneingang einfach zugänglich. Es müssen keine Dokumente aus den Ordnern genommen werden. Durch die sorgfältige Planung der Indexdatenbank kann mit einer Abfrage ein ganzer Vorgang selektiert werden (z.B. zu einer Bestell Nr. sämtliche Dokumente : Lieferschein / Rechnung / Rückfragen etc.). Durch die Druckdatenarchivierung ergibt sich ein einfacher und schneller Zugang für die Mitarbeiter aus dem Vertrieb und dem Versand auf die an den Kunden geschickten Belege. Auch hier können Vorgänge durch geschickte Wahl der Indexdatenbank selektiert werden. Die Vorteile der Archive in den Fachabteilungen ergeben sich aus der guten Verfügbarkeit der Dokumente, der Möglichkeit der Aktualisierung z.B. der Datenblätter und der Möglichkeit auf ältere Dokumente zuzugreifen.

Ansprechpartner: Ruck EDV GmbH, Frau Moll

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